§ 157-161 ZP Náhrada jízdních výdajů

2.7.157

§ 157-161 ZP Náhrada jízdních výdajů

Ing. Karel Janoušek

Úplné znění

Ustanovení související

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění

  • § 34a – pravidelné pracoviště

  • § 42 – pracovní cesta

  • § 103 – povinnosti zaměstnavatele

  • § 106 – povinnosti zaměstnance

  • § 152 – cesty, při kterých zaměstnanci cestovní náhrady přísluší

  • § 185 – poskytnutí náhrad při neprokázání výdajů

  • § 187 – člen rodiny

  • § 265 odst. 3 – odpovědnost za škodu na vozidle

  • § 347 odst. 5 – domácnost

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v platném znění

  • § 6 odst. 7 písm. a) – náhrady cestovních výdajů, které nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti

  • § 24 odst. 2 písm. zh) – výdaje na dosažení, zajištění a udržení příjmů (náhrady cestovních výdajů)

• prováděcí vyhláška MPSV o sazbě základní náhrady a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely cestovních náhrad, platná pro příslušné období

 NahoruDopravní prostředek

Dopravní prostředek, který má zaměstnanec na pracovní cestě použít, určuje zaměstnavatel svým rozhodnutím nejpozději před nástupem zaměstnance na pracovní cestu. Takovéto rozhodnutí může uvést např. na tiskopisu cestovního příkazu, na žádance o použití služebního vozidla, v knize jízd, ve vnitřním předpisu nebo v jiném svém rozhodnutí. Jako dopravní prostředek může zaměstnavatel nařídit použití jakéhokoliv dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy (MHD, autobus, vlak, letadlo, loď), taxislužby, jiného dopravního prostředku, služebního auta s řidičem, služebního auta řízeného tzv. referentsky apod. Zaměstnavatel není ve svém rozhodování o způsobu dopravy omezen žádným obecně platným předpisem. I při stanovení způsobu dopravy by však měl vzít v úvahu oprávněné zájmy zaměstnance, tzn. povolit např. v nočních hodinách, kdy se zaměstnanec nemůže dopravit veřejnou hromadnou dopravou na nejbližší vlakové nádraží (bylo-li nařízeno zaměstnanci použití vlaku), použití taxislužby.

 NahoruUrčený dopravní prostředek

Náhrada jízdních výdajů přísluší zaměstnanci za dopravní prostředek, který k použití při pracovní cestě zaměstnavatel před pracovní cestou prokazatelně stanovil. Při vyúčtování jízdních výdajů je zaměstnanec povinen doložit příslušný doklad o výši vynaložených výdajů (s výjimkou dále uvedených případů u MHD a vozidla, které zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestu neposkytl) ze zaměstnavatelem určeného druhu dopravního prostředku. Pokud takovýto doklad (jízdenku, letenku) z objektivních důvodů nedoloží, může zaměstnavatel o proplacení náhrady jízdného rozhodnout podle § 185 ZP.

Náhrada jízdních výdajů MHD přísluší zaměstnanci i v případě, že je mu poskytována náhrada jízdních výdajů jiným veřejným hromadným dopravím prostředkem (např. autobus, vlak, letadlo) nebo náhrada za použití soukromého vozidla.

Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, nemusí zaměstnanec skutečné jízdní výdaje prokazovat jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Vzhledem k tomu nemůže zaměstnavatel zaměstnanci nařídit, aby jízdenku z MHD při vyúčtování cestovních náhrad předložil. Tato výjimka ze zásady prokazatelnosti je uvedena v § 159 odst. 2 ZP.

V případě použití místní hromadné dopravy na pracovní cestě v jiné obci, než má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, musí zaměstnanec výši jízdních výdajů prokázat dokladem (jízdenkou), pokud zaměstnavatel nevyužije ustanovení § 185 ZP.

Jestliže však zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití MHD způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá, náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší.

Při použití taxislužby prokáže zaměstnavatel jízdní výdaje dokladem taxislužby.

 NahoruJiný než určený dopravní prostředek

Pokud zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele jiný dopravní prostředek, než mu byl zaměstnavatelem k použití na pracovní cestě prvotně určen, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, a to i v případě, že předloží doklad o ceně jízdného dopravním prostředkem, který skutečně použil. Takto se postupuje v případě, kdy zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek např. autobus a zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použil svůj soukromý osobní automobil. Vzhledem k uvedenému ustanovení však v tomto případě zaměstnanci nepřísluší náhrada jízdních výdajů ve výši základní náhrady a náhrady za spotřebované pohonné hmoty, ale ve výši ceny jízdného určeným dopravním prostředkem, tj. v uvedeném případě ve výši ceny jízdného autobusem. Tuto cenu zaměstnavatel zjistí např. na internetu či dotazem u dopravce.

Jestliže zaměstnavatel s použitím jiného než předem určeného dopravního prostředku zaměstnanci souhlas nedá, nemůže ho zaměstnanec použít. Pokud by tak přesto učinil, porušil by pracovněprávní příkaz zaměstnavatele a náhrada jízdních výdajů mu nepřísluší.

 NahoruVozidlo, které nebylo zaměstnanci poskytnuto

V případě, kdy zaměstnavatel neurčí použití dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy či taxislužby a ani neposkytne zaměstnanci na pracovní cestu služební vozidlo, může požádat zaměstnance, aby jako dopravní prostředek použil:

• soukromé vozidlo zaměstnance (vozidlo, které je výlučným vlastnictvím zaměstnance, anebo vozidlem ve společném jmění manželů),

• vozidlo, které je v podílovém spoluvlastnictví zaměstnance,

• vozidlo, které má zaměstnanec v nájmu, tj. vozidlo, které si pořizuje formou finančního leasingu, anebo vozidlo, které má pronajato např. z půjčovny vozidel,

• vozidlo, které zaměstnanec používá na základě smlouvy o výpůjčce nebo výprose.

Pokud tedy zaměstnavatel zaměstnance požádá o použití uvedeného silničního motorového vozidla (dále jen soukromé vozidlo) a zaměstnanec ho na pracovní cestě použije, přísluší zaměstnanci základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Nemůže tedy nastat případ, kdy zaměstnanec svévolně použije na pracovní cestu soukromé vozidlo a po ukončení pracovní cesty mu zaměstnavatel poskytne náhradu jízdních výdajů za použití tohoto vozidla.

Forma žádosti zaměstnavatele není stanovena, nemusí být tedy písemná. Pokud bude na cestovním příkazu zaměstnavatelem uvedena např. zkratka AUV (auto vlastní) a na základě toho zaměstnanec své soukromé vozidlo použije, pak se má za to, že vyhověl žádosti zaměstnavatele.

Základní náhrada se stanoví jako součin sazby základní náhrady a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě, přičemž výše této sazby je uvedena v § 157 odst. 4 ZP, a to jako minimální. Každoročně je upravována prováděcí vyhláškou MPSV.

 NahoruNáhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (PHM)

Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (PHM) se stanoví jako součin spotřeby použitého vozidla, počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě a ceny PHM.

Spotřeba pohonné hmoty vozidla se zjistí z technického průkazu vozidla. Pokud je v technickém průkazu uveden údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie (třetí údaj o spotřebě v případě, že v kolonce spotřeba paliva je uvedena např. norma 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 692/2008, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 195/2013, EU 136/2014), použije se tento údaj. Jestliže v technickém průkazu takovýto údaj není, vypočítá se spotřeba jako aritmetický průměr všech hodnot o spotřebě uvedených v technickém průkazu.

Není-li však v technickém průkazu vozidla uveden žádný údaj o spotřebě PHM, je situace pro zaměstnance (nikoliv pro zaměstnavatele) velmi složitá, protože v tom případě musí zaměstnanec předložit zaměstnavateli technický průkaz vozidla shodného typu, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden. Nedoloží-li zaměstnanec spotřebu uvedeným způsobem, nelze mu žádnou náhradu za spotřebované PHM proplatit, protože ji nelze hodnověrně vypočítat.

Cenu PHM prokáže zaměstnanec dokladem o jejím nákupu u čerpací stanice, a to dokladem o zakoupení jakéhokoliv množství (i minimálního) pohonné hmoty, jejíž druh je uveden v technickém průkazu vozidla. Z uvedeného dokladu musí být patrná souvislost s pracovní cestou. To znamená, že nemusí být bezprostředně z doby konání pracovní cesty, ale může být i z doby před pracovní cestou či po ní. Protože zákoník práce nestanoví, co to je patrná souvislost s pracovní cestou, je vhodné, aby zaměstnavatel např. ve svém vnitřním předpisu specifikoval, co pro uvedený účel za patrnou souvislost s pracovní cestou považuje. Pak odpadnou případné spory se zaměstnancem i s kontrolním orgánem. Rozumnou tolerancí jsou 2 dny před až 2 dny po pracovní cestě.

 NahoruŠkoda na vozidle

Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, použije se cena uvedená ve vyhlášce MPSV platné pro příslušné období.

Podle ustanovení § 265 ZP zaměstnavatel odpovídá za škodu na vozidle, které s jeho souhlasem zaměstnanec na pracovní cestě použil. Vzhledem k tomu lze doporučit, aby zaměstnavatel dal souhlas s použitím takovéhoto vozidla pouze v případě, že:

• vozidlo má platnou technickou prohlídku a měření emisí škodlivin,

• za vozidlo je zaplaceno anebo alespoň uzavřeno pojištění odpovědnosti z provozu vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb. (zákonné pojištění),

protože bez splnění uvedeného nesmí být vozidlo provozováno na pozemních komunikacích.

Lze také doporučit, aby vozidlo, které zaměstnanec na žádost zaměstnavatele (anebo s jeho souhlasem) na pracovní cestě použije, bylo havarijně pojištěno. Je však věcí zaměstnavatele, zda na havarijním pojištění vozidla bude anebo nebude trvat.

Kromě toho by zaměstnavatel, s ohledem na ustanovení § 103 odst. 1 písm. a) a odst. 2 a § 106 odst. 4 písm. a) a b) ZP, neměl povolit použití vozidla zaměstnancem, který neabsolvoval proškolení a přezkoušení z předpisů týkajících se provozu vozidel na pozemních komunikacích a který nemá platnou zdravotní prohlídku. Obsah, četnost, způsob ověřování znalostí a vedení příslušné dokumentace určí zaměstnavatel (§ 103 odst. 3 ZP)

 NahoruPřerušení pracovní cesty

Zaměstnanci přísluší náhrada jízdních výdajů za použití dopravního prostředku jak po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, tak i při dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance před výkonem práce.

 NahoruJízdní výdaje k návštěvě člena rodiny

Jestliže zaměstnavatel vyšle zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu, která trvá déle než 7 kalendářních dnů, přísluší zaměstnanci náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena jeho rodiny za cestu do jeho místa bydliště nebo jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a za cestu zpět, a to za stejných podmínek, jako se poskytuje náhrada jízdních výdajů při pracovní cestě, nejvýše však ve výši odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, příp. bydliště v ČR. Pokud zaměstnanec použije leteckou přepravu, hradí zaměstnavatel zaměstnanci náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdenky autobusem anebo vlakem.

Tuto náhradu poskytne zaměstnavatel zaměstnanci nejpozději v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty anebo minulé návštěvy člena rodiny. Lze však dohodnout i dobu kratší.

Za člena rodiny zaměstnance se podle § 187 ZP považuje jeho manžel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené do pěstounské péče nebo výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun. Jiná osoba se považuje za člena rodiny, pokud žije se zaměstnancem v domácnosti (§ 347 odst. 5 ZP).

 NahoruOd 1. 1. 2012

Pro odstranění pochybností bylo upraveno, že náhrady jízdních výdajů ve stanovených případech a za uvedených podmínek zaměstnanci přísluší.

Pro případy, kdy zaměstnavatel zajistí zaměstnanci použití MHD způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá, bylo od 1. 1. 2012 upřesněno, že náhrada jízdních výdajů zaměstnanci v takovém případě nepřísluší. Nebylo ji ale možné v uvedeném případě zaměstnanci poskytnout ani dříve. Náhrada jízdních výdajů byla a nadále je možná pouze v případě, že zaměstnanci jízdní výdaje skutečně vznikly.

Došlo sice ke zpřesnění ustanovení § 157 odst. 5 ZP o sazbě základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů a traktorů, nicméně za použití traktoru by uvedená náhrada ani náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty poskytnuta být neměla. Podle § 157 odst. 3 ZP přísluší totiž tyto náhrady za použití silničních motorových vozidel, traktor však silniční motorové vozidlo není.