§ 183-184 ZP Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

2.7.183

§ 183-184 ZP Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Ing. Karel Janoušek

Úplné znění

Ustanovení související

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

  • Část sedmá – Náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

  • § 4 odst. 12 – vedení účetnictví v české a cizí měně

  • § 24 odst. 6 – kurzy pro přepočet majetku v cizí měně

• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů

  • § 609 – promlčecí lhůta

 NahoruZáloha na cestovní náhrady

Zaměstnanci, který je vyslán na tuzemskou anebo na zahraniční pracovní cestu, je zaměstnavatel povinen poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud není dohodnuto, že záloha poskytnuta nebude. Zaměstnanec tedy o zálohu na pracovní cestu nežádá. Je povinností zaměstnavatele mu ji poskytnout. Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad.

 NahoruNeposkytnutí zálohy

Dohoda o neposkytnutí zálohy je individuální dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Lze ji sjednat písemně i ústně. Za souhlas zaměstnance s tím, že mu nebude poskytnuta záloha na pracovní cestu, se považuje i případ, kdy zaměstnanec na pracovní cestu odjel bez zálohy. Případné neposkytování záloh nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě.

 NahoruForma zálohy

Záloha může být zaměstnanci poskytnuta formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanovena základní sazba stravného v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR. Měla by být poskytnuta ve měně, kterou bude zaměstnanec příslušné služby (ubytování, jízdní výdaje apod.) hradit, tj. v uvedeném případě ve złotých. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná.

Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenou a správně vedenou.

Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě zaměstnance pravidelný přehled o konkrétních výdajích, o nichž může účtovat na základě výpisu z účtu, ke kterému byla platební karta vydána.

Nic také nebrání tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého účtu.

 NahoruVyúčtování cestovních náhrad

Zaměstnanec je povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, nedohodne-li se se zaměstnavatelem na jiné době, předložit zaměstnavateli všechny písemné doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Nedodržení uvedené lhůty zaměstnancem nemá za následek ztrátu práva na náhrady cestovních výdajů. Podle § 609 a násl. NOZ je promlčecí doba tříletá, a jestliže tedy zaměstnanec uplatní své právo na cestovní náhrady, tj. předloží zaměstnavateli prakticky jakýmkoliv způsobem doklady, na základě nichž lze jeho nárok posoudit, do 3 let po ukončení pracovní cesty, je zaměstnavatel povinen mu cestovní náhrady poskytnout. Zaměstnavatel však zmeškání uvedené desetidenní lhůty bez vážných důvodů může posuzovat jako porušení povinností vyplývajících z pracovního závazku zaměstnance.

Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec předložit příslušné doklady prokazující oprávněnost výše jednotlivých druhů cestovních náhrad a uvést časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také okamžiky překročení státních hranic příslušných států. Nejvhodnějším způsobem je provedení vyúčtování na tiskopisu, který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Je vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda (případně jaký) tiskopis k tomuto účelu používá, neboť používání tiskopisů k vyúčtování pracovní cesty není žádným obecně platným předpisem stanoveno.

Je v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost údajů uvedených ve vyúčtování, zejména údajů o časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla či nebyla poskytnuta bezplatně strava (která jídla – snídaně, oběd, večeře a který den).

Po předložení všech potřebných dokladů zaměstnancem je zaměstnavatel povinen do deseti pracovních dnů, není-li mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dohodnuta jiná doba, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté záloze). Ani nedodržení této lhůty neznamená zánik nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů.

Zaměstnanec se může dohodnout se zaměstnavatelem, že mu budou doplatky cestovních náhrad poskytovány převodem na jeho účet např. současně se mzdou. Stejně tak se může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, že mu přeplatky zaměstnanec vrátí převodem na jeho účet.

Žádným zákonným předpisem není stanovena povinnost zaměstnance přiložit k vyúčtování písemnou zprávu z pracovní cesty. Je plně v kompetenci zaměstnavatele určit, ve kterých případech, příp. i jakou formou vypracovanou zprávu vyžaduje.

 NahoruZjištění výše přeplatku či doplatku

Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty má významnou úlohu záloha poskytnutá zaměstnanci na cestovní náhrady. Tato záloha se zpravidla vyúčtovává v měně, ve které byla zaměstnanci poskytnuta. Postup při vyúčtování zálohy je však závislý také na tom, zda skutečný nárok zaměstnance na cestovní náhrady týkající se zahraniční části pracovní cesty je vyšší anebo nižší než poskytnutá výše zálohy (tzn. má-li zaměstnanec "doplatek" nebo "přeplatek").

V případě, kdy zaměstnanci byla poskytnuta záloha vyšší, než je jeho nárok na cestovní náhrady, vrací zaměstnanec zaměstnavateli příslušnou částku (přeplatek):

• v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha,

• v měně, na kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil,

• v české měně,

• v jakékoli kombinaci uvedených měn.

Pokud byla zaměstnanci poskytnuta nižší záloha, než je skutečná výše cestovních náhrad, vznikne doplatek, který zaměstnavatel zaměstnanci vyplatí v české měně, příp. v jiné dohodnuté měně.

Přeplatek anebo část přeplatku, který se týká příslušné pracovní cesty a který zaměstnanec zaměstnavateli vrací v české měně, se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Přeplatek v cizí měně se nezaokrouhluje a případný rozdíl se vypořádává v české měně. Na celé koruny nahoru se zaokrouhluje i doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně. Pro přepočty měn je však vždy nutno použít správný kurz.

 NahoruPoužívání kurzů pro určení výše cestovních náhrad

Pro přepočet výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady (doplatku či přeplatku) zjištěné v cizí měně na jinou cizí měnu (nebo na Kč), tj. pro zjištění výše částek, které budou se zaměstnancem vypořádávány a o kterých bude následně účtováno, se použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a 184 ZP, tj. v případě, kdy:

1. zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady

   • kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a

   • kurzy vyhlášené ČNB platné v den poskytnutí zálohy,

2. zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta

   • kurzy vyhlášené ČNB platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Při použití kurzu ze směny poskytnuté měny v zahraničí není důležité, jak vysokou částku příslušné měny zaměstnanec směnil, ale to, že ji směnil v zahraničí. Případný poplatek za směnu poskytnuté měny v zahraničí (doložený dokladem) je nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou, který je součástí náhrad cestovních výdajů, jež zaměstnavatel se zaměstnancem řádně vyúčtuje.

Pokud však zaměstnanec smění poskytnutou měnu před odjezdem do zahraničí v tuzemsku, nelze k uvedeným přepočtům použít kurz směny, neboť nejde o směnu provedenou v zahraničí. Případný poplatek za směnu je však také nutným vedlejším výdajem.

Je výrazný rozdíl v použití kurzů pro přepočet nároku zaměstnance na náhrady cestovních výdajů z jedné měny na jinou měnu a použitím kurzů pro účtování o takto vypočtených částkách, tj. pro účtování o uskutečněných účetních případech. Pro účtování o částkách v cizí měně použije účetní jednotka kurzy, které má v souladu s ustanoveními § 4 odst. 12 a § 24 odst. 6 ZoÚ uvedeny ve své vnitřní účetní směrnici. Účetní kurzy nelze použít pro stanovení výše cestovních náhrad (přeplatku doplatku) náležících zaměstnanci.

Rozdíly ve srovnání s původní úpravou

Od 1. 1. 2012

Nová úprava § 183 odst. 3 a 5 ZP obsahuje zpřesnění, z něhož je patrné, že se smluvní strany mohou dohodnout jen na jiné době pro předložení dokladů potřebných k vyúčtování pracovní cesty, provedení vyúčtování a uspokojení práv zaměstnance.