Po ukončení pracovní cesty se provádí vyúčtování cestovních náhrad, při kterém se postupně určuje celková výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady, porovnává se zálohou, která byla zaměstnanci na tuto pracovní cestu poskytnuta, a zjišťuje výše přeplatku nebo doplatku, který bude se zaměstnancem vypořádáván. Vyúčtování prováděno po zahraniční pracovní cestě je proti vyúčtování tuzemské pracovní cesty složitější v tom, že nárok zaměstnance na cestovní náhrady se prvotně zjišťuje v cizí měně. Je to dáno tím, že zahraniční stravné se stanoví vždy v cizí měně a tím, že zaměstnanec během zahraniční pracovní cesty hradí výdaje v zahraničí v cizí měně. Po zjištění výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady v cizí měně (měnách) se provádí přepočet zpravidla na měnu, ve které mu byla na tuto zahraniční pracovní cestu poskytnuta záloha, příp. na měnu, ve které bude zaměstnanec vracet přeplatek (nebo jeho část) anebo ve které mu bude vyplacen doplatek.
V této etapě prací, tj. v etapě vyúčtování cestovních náhrad, některé firmy zcela nesprávně k přepočtu měn používají své účetní kurzy. Je nutno připomenout, že při uvedených činnostech, tj. při zjišťování celkové výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady za danou zahraniční pracovní cestu a při zjišťování částky, která bude formou přeplatku nebo doplatku se zaměstnancem vypořádávána, je nutno použít výhradně kurzy stanovené zákoníkem práce v § 183 ZP a § 184 ZP. Nelze k tomu použít kurzy účetní, neboť ty se používají k přepočtu měn při účtování o uskutečněném účetním případu, nikoliv v uvedené etapě vyúčtování, kdy ještě žádný účetní případ nenastal. Účetním případem je např. okamžik vyplacení zálohy, okamžik převzetí přeplatku zaměstnavatelem, okamžik vyplacení doplatku zaměstnanci, nikoliv jeho výpočet.
V etapě vyúčtování cestovních náhrad jde tedy o použití kurzů uvedených v ustanoveních § 183 ZP a § 184 ZP, a to v případě, kdy:
1. zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady,
• kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu, a
• kurzy vyhlášené Českou národní bankou (dále jen ČNB) a platné v den poskytnutí zálohy,
2. zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta,
• kurzy vyhlášené ČNB a platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.
Jde o kurzy devizového trhu vyhlášené ČNB a platné pro příslušný pracovní den, tj. vyhlášené ČNB kolem 14.15 hod. (na www.cnb.cz jsou uveřejněny zpravidla po 14.30 hod.). Je-li dnem nástupu na pracovní cestu nepracovní den, použije se poslední platný kurz ČNB, tj. kurz platný předchozí pracovní den.
Pokud ČNB k příslušné měně denní kurz devizového trhu nevyhlašuje, použije se pro uvedený účel poslední platný kurz devizového trhu vyhlašovaný ČNB k poslednímu dni předchozího kalendářního měsíce uvedený na www.cnb.cz v části Ostatní měny. Jak již bylo uvedeno výše, pro uvedený účel nelze použít kurzy účetní, protože výpočet příslušných částek není ještě okamžikem uskutečnění účetního případu.
Pro zjištění použitelného kurzu není důležité, jak vysokou částku měny, která byla zaměstnanci formou zálohy poskytnuta, zaměstnanec směnil, ale to, že ji směnil v bance nebo směnárně (nikoliv v obchodě nebo u poskytovatele nějaké služby) v zahraničí. Smění-li zaměstnanec poskytnutou měnu v tuzemsku, nelze k uvedeným přepočtům použít kurz, kterým byla příslušná měna směněna na měnu jinou, neboť nejde o směnu provedenou v zahraničí. Také to, že zaměstnanec např. v taxíku, na benzince, v obchodě, v hotelu apod. zaplatil účet jednou měnou a rozdíl mu byl vydán v jiné měně (např. k platbě použil EUR a vrácenou částku obdržel v GBP), není důležité. Takový doklad o zaplacení nelze považovat za doklad o směně.
KURZY PRO PŘEPOČET MĚN PŘI POUŽITÍ PLATEBNÍ KARTY
Při používání platebních karet je častým problémem výběr správného kurzu pro vyúčtování cestovních náhrad zaměstnance. Složitost použití správného kurzu k přepočtu měn je při používání platebních karet způsobena zejména tím, že ve většině případů je zaměstnanci poskytnuta firemní platební karta vystavená k účtu zaměstnavatele na celou dobu její platnosti (jeden až tři roky) a zaměstnanec ji tedy po každé pracovní cestě nevrací zaměstnavateli. Datum poskytnutí platební karty a den nástupu na pracovní cestu jsou tak v těchto případech zpravidla vždy značně rozdílné. V řadě případů pak zaměstnanci na zahraniční pracovní cestě používají platební karty vystavené k jejich soukromému účtu (soukromé platební karty).
Při poskytnutí firemní platební karty zaměstnanci by jistě bylo neodůvodněné používat při vyúčtování cestovních náhrad ze všech pracovních cest kurzy ČNB platné v den, kdy zaměstnanec platební kartu převzal. To by bylo možné pouze v případě, kdy byla zaměstnanci poskytnuta bezprostředně před pracovní cestou. Je totiž třeba vzít také v úvahu to, že záloha se, ve smyslu části sedmé zákoníku práce, na příslušnou pracovní cestu poskytuje zaměstnanci v souvislosti s danou pracovní cestou.
Jestliže zaměstnanec po pracovní cestě platební kartu zaměstnavateli (např. k úschově do pokladny) nevrací, je nezbytné při vyúčtování cestovních náhrad za jednotlivé pracovní cesty postupovat tak, jako by záloha na pracovní cestu poskytnuta nebyla. Z toho pak také vyplývá, že k přepočtu měn při vyúčtování cestovních náhrad z příslušné zahraniční pracovní cesty by měl být podle § 184 ZP použit v zásadě vždy kurz ČNB platný v den nástupu na příslušnou zahraniční pracovní cestu (první den zahraniční pracovní cesty).
V případě, že zaměstnanec na pracovní cestě provádí prostřednictvím uvedené platební karty výběr hotovosti z bankomatu, jde prakticky o doplnění zálohy (byť nulové) v průběhu pracovní cesty, které nemá na způsob určení kurzů k přepočtu měn v etapě vyúčtování cestovních náhrad žádný vliv, protože před pracovní cestou mu záloha poskytnuta nebyla. Proto by i v tomto případě měl být použit kurz ČNB platný první den pracovní cesty. Den tohoto doplnění zálohy (výběru z bankomatu) tak nemá na výběr správného kurzu pro přepočet měn při vyúčtování cestovních náhrad zcela žádný vliv. Nejde totiž o poskytnutí zálohy před pracovní cestou, ale o doplnění zálohy během pracovní cesty.
Pokud je zaměstnanci, který má k dispozici firemní platební kartu, před příslušnou pracovní cestou poskytnuta také záloha v hotovosti, je pro výběr správného kurzu k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad rozhodující ustanovení § 183 odst. 4 ZP a k přepočtům měn se při vyúčtování cestovních náhrad použije kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.
Také při použití soukromé platební karty je v etapě vyúčtování nutno použít k přepočtům měn pouze kurzy uvedené v § 183 ZP a § 184 ZP. Proto např. nelze použít kurz, kterým banka provedla přepočet z bankomatu vybrané částky v cizí měně nebo úhrady služby (ubytování apod.) soukromou platební kartou, i kdyby ho…
