3.4.3
Náhrada výdajů za ubytování
Ing. Karel Janoušek
Příklad 1 – ubytování bez vyúčtování cestovních náhrad
Mohou být zaměstnanci vyplaceny výdaje za ubytování na základě příjmového pokladního dokladu, aniž by předložil vyúčtování pracovní cesty?
Pokud je z jiných dokumentů (např. z knihy jízd služebního vozidla) jednoznačně zřejmé, že jde o ubytování na pracovní cestě, pak to možné je. Vzhledem k ustanovení § 183 odst. 3 ZP je však žádoucí, aby zaměstnanec provedl vyúčtování pracovní cesty s uvedením jejího průběhu a přiložil doklady, na základě kterých může zaměstnavatel posoudit oprávněnost a výši jednotlivých druhů náhrad cestovních výdajů spojených s příslušnou pracovní cestou zaměstnance.
Příklad 2 – ubytování u příbuzných
Zaměstnanec se na pracovní cestě ubytoval u příbuzných a požaduje úhradu výdajů, které s tím vynaložil (bonboniéra, láhev vína apod.).
Podle ustanovení § 162 odst. 1 ZP poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování ve výši, kterou zaměstnanec prokáže. Protože jde o náhradu prokázaných výdajů za ubytování, musí zaměstnanec předložit doklad o úhradě ubytování, a to doklad vystavený firmou, která v rámci své činnosti může ubytovací služby poskytovat. Pokud se tedy zaměstnanec na pracovní cestě ubytoval u příbuzných nebo u známých, nelze mu žádné výdaje za ubytování ani výdaje s tím související proplatit.
Příklad 3 – náležitosti dokladu o ubytování
Musí být na dokladu o ubytování jméno zaměstnance nebo tam musí být název zaměstnavatele?
Z dokladu musí být zřejmé, kdo byl ubytován. Název zaměstnavatele tam zpravidla uveden být nemusí. Jestliže na dokladu o ubytování není uvedeno jméno zaměstnance, mohou ze strany kontrolního orgánu, příp. správce daně, při daňové kontrole vzniknout pochybnosti, zda jde o doklad týkající se ubytování příslušného zaměstnance, a správce daně tak může mít oprávněný důvod pro vyloučení tohoto výdaje z výdajů daňově uznatelných.
Na faktuře za ubytování více osob však bude zřejmě pouze název objednatele. K té je pak vhodné přiložit seznam ubytovaných zaměstnanců.
Je-li zaměstnavatel plátcem DPH, pak z hlediska ZDPH musí být výdaje za ubytování prokázány dokladem, který má veškeré náležitosti daňového dokladu (§ 29 ZDPH) nebo zjednodušeného daňového dokladu (§ 30a ZDPH). To tedy pro uvedený případ znamená, že název zaměstnavatele musí být na dokladu o ubytování uveden pouze v případě, že zaměstnavatel je plátcem DPH, který bude z částky za ubytování uplatňovat odpočet daně, a nejde přitom o zjednodušený daňový doklad.
