Používání kurzů při vyúčtování cestovních náhrad

Příklad – zvolení měny pro poskytnutí zálohy:

Zaměstnanci byla na pracovní cestu do Polska, kde se stravné podle vyhlášky MF stanoví v EUR, poskytnuta záloha na cestovní náhrady v EUR. Aby mohl v Polsku platit ubytování, jízdní výdaje a další úhrady, směnil po příjezdu do Polska zálohu na polské zloté (PLN). Může vrátit při vyúčtování zjištěný přeplatek v této měně, nebo si musí zbylé PLN směnit na EUR a vrátit přeplatek v EUR?

Pokud je záloha na zahraniční pracovní cestu poskytována v hotovosti, je nejvhodnější poskytnout ji v měně státu, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán. Nemusí to být nezbytně v měně, ve které je vyhláškou MF stanovena základní sazba zahraničního stravného, někdy to ani není vhodné. V ustanovení § 183 odst. 2 ZP je uvedeno, že zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v cizí měně, která je odlišná od měny uvedené ve vyhlášce MF (kterou se stanoví výše sazeb zahraničního stravného pro příslušný stát), pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Záloha se však poskytuje na všechny druhy cestovních náhrad (nikoliv jen na zahraniční stravné či kapesné), tj. také na jízdní výdaje, výdaje za ubytování i nutné vedlejší výdaje a ty bude zaměstnanec platit zpravidla v měně příslušného státu, ne v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné. Kromě toho bude zaměstnanec měnu příslušného státu potřebovat také na zaplacení jídla, občerstvení apod. Proto by bylo až nesmyslné poskytovat zaměstnanci zálohu v jedné měně na zahraniční stravné a zálohu na ostatní druhy cestovních náhrad v jiné měně, tj. poskytovat mu dvě zálohy. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v jakékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný smysl.

Jestliže byla zaměstnanci poskytnuta v uvedeném případě záloha v EUR (vhodnější by bylo poskytnutí zálohy v PLN) a zaměstnanec celou zálohu směnil na PLN, pak přeplatek může vrátit zaměstnavateli v měně, která mu po této pracovní cestě zbyla, tj. v PLN, nebo v jiné dohodnuté měně, např. i v Kč.

Příklad – přeplatek v jiné měně, než byla záloha poskytnuta:

Jakým kurzem má zaměstnavatel provést přepočet na české koruny v případě, kdy zaměstnanec dostane zálohu na pracovní cestu do Ruska v EUR, kde si část EUR smění za ruble. Po návratu z pracovní cesty vrací nevyčerpanou část zálohy právě v rublech. Podle interní směrnice oceňuje majetek a závazky vyjádřené v cizích měnách denním kurzem ČNB.

Účetní jednotka zvolila pro účtování denní kurz, který použije pro účtování o uskutečnění příslušného účetního případu. Tento kurz bude jiný v den vyplacení zálohy a jiný v den převzetí přeplatku. Který okamžik uskutečnění účetního případu z hlediska nákladů zvolila účetní jednotka, není v zadání řečeno. Vzhledem k uvedenému zcela jistě vzniknou na účtu 335 kurzové rozdíly.

V předmětném případě je tak:

• pro zjištění výše přeplatku nutno použít buď kurz z dokladu o směně EUR na RUB uvedený na dokladu o směně části zálohy v Rusku, anebo kurzy ČNB k EUR a k RUB platné v den vyplacení zálohy,

• pro účtování o přeplatku skutečně vráceném zaměstnancem do pokladny v rublech účetní kurz účetní jednotky, tj. denní kurz ČNB platný v den vrácení přeplatku, a

• pro účtování o nákladech denní kurz účetní jednotky platný v den, který účetní jednotka podle vnitřní účetní směrnice považuje za den uskutečnění účetního případu (vznik nákladů).

Příklad – doklad o směně:

Zaměstnanci byla na zahraniční pracovní cestu do Ruska poskytnuta záloha v EUR. V Rusku platil v hotelu ubytování v EUR. Na dokladu je uvedena částka v RUB a její přepočet na EUR. Lze z toho vyplývající kurz považovat za kurz směny poskytnuté měny v zahraničí, když žádný jiný doklad o směně zaměstnanec nemá?

Podle § 183 ZP se v etapě vyúčtování cestovních náhrad použije k přepočtům kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy. To znamená, že jde o kurz směny poskytnuté měny v zahraničí, tj. směny provedené v bance nebo směnárně, kdy zaměstnanec např. za 50 EUR dostane odpovídající hodnotu RUB.

Uvedený doklad z hotelu není doklad o směně, ale doklad o platbě za službu v cizí měně. Že je z dokladu zřejmý kurz, jakým byl při platbě v hotelu proveden přepočet EUR na RUB, není vůbec podstatné. Kurz z dokladu o platbě nelze v žádném případě použít k přepočtům měn v etapě vyúčtování cestovních náhrad. K přepočtu částky v RUB za ubytování na EUR nebo na Kč v etapě vyúčtování cestovních náhrad musí tedy zaměstnavatel v uvedeném případě použít kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.

Příklad – zvolení kurzu při opožděném předání vyúčtování:

Zaměstnanec předá vyúčtování po desetidenní lhůtě stanovené k vyúčtování. Jaký kurz má zaměstnavatel k přepočtu měn použít?

Na použití správného kurzu pro přepočet nároku zaměstnance na cestovní náhrady v etapě vyúčtování nemá vůbec žádný vliv, kdy zaměstnanec předložil doklady týkající se pracovní cesty. I kdyby své právo uplatnil až následující rok nebo kdykoliv do 3 let po uskutečnění pracovní cesty, provede se při vyúčtování cestovních náhrad přepočet kurzem směny poskytnuté měny v zahraničí při dané pracovní cestě a kurzy ČNB platnými v den vyplacení zálohy na tuto pracovní cestu, příp. při neposkytnutí zálohy kurzem ČNB platným v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Zaúčtování účetního případu uskutečněného v cizí měně se provede vždy kurzem uvedeným ve vnitřní účetní směrnici platným v okamžiku uskutečnění příslušného účetního případu.

Příklad – neposkytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu:

Zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na zahraniční pracovní cestu. Musí mu být proplaceny cestovní náhrady v cizí měně? Má nárok na kapesné?

Zaměstnanec neposkytnutím zálohy neztrácí nárok na náhradu cestovních výdajů, protože na ni má ze zákona nárok. Pokud záloha zaměstnanci na zahraniční pracovní cestu poskytnuta nebyla, jde o případ, kdy bude mít doplatek, který mu může být poskytnut v české měně anebo v jakékoliv dohodnuté měně. Pro přepočet nároku zaměstnance na příslušnou měnu se použijí v tomto případě vždy pouze kurzy ČNB platné v den nástupu na pracovní cestu.

Pokud bylo před pracovní cestou (např. ve vnitřním předpise zaměstnavatele) rozhodnuto o poskytnutí kapesného, pak je i kapesné součástí celkového vyúčtování náhrad cestovních výdajů a součástí uvedeného doplatku.

Příklad – použití kurzu z dokladu o směně v zahraničí v případě neposkytnutí zálohy:

Zaměstnanci nebyla na zahraniční pracovní cestu poskytnuta záloha. Zaměstnanec tedy v zahraničí použil svou vlastní cizí měnu, kterou v zahraničí směnil ve směnárně. Může zaměstnavatel použít kurz z dokladu o této směně v zahraničí k přepočtům ve vyúčtování?

Uvedený kurz, přestože byl doložen dokladem ze směnárny v zahraničí, nelze k přepočtům měn v etapě vyúčtování v žádném případě použít. Podle ustanovení § 184 ZP se v případě, kdy zaměstnanci nebyla na pracovní cestu poskytnuta záloha, použijí kurzy vyhlášené ČNB a platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Příklad – bezhotovostní poskytnutí zálohy:

Lze poskytovat zaměstnanci zálohy na pracovní cesty a vypořádávání doplatků či přeplatků provádět bezhotovostně, tj. převodem na účet zaměstnance u banky?

Zákoník práce ani jiný předpis takovýto postup nezakazuje. Pokud se tedy zaměstnavatel s příslušným zaměstnancem individuálně na takovémto postupu dohodne (nelze ho nařídit) a zaměstnanec zaměstnavateli sdělí číslo svého účtu u banky, lze ho akceptovat. Pro přepočet měn, který je prováděn při vyúčtování, se pak použijí kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy, tj. v den odeslání příslušné částky z účtu zaměstnavatele na účet zaměstnance.

Příklad:

Zaměstnanci vyslanému na několikaměsíční zahraniční pracovní cestu byla poskytnuta před odjezdem záloha v hotovosti. Současně bylo dohodnuto, že mu tato záloha bude pravidelně každý měsíc doplňována převodem na jeho účet u banky. Lze takto postupovat a jaký kurz se pak použije k vyúčtování cestovních náhrad?

Způsob poskytování zálohy na cestovní náhrady lze se zaměstnancem dohodnout a v případě dlouhodobé pracovní cesty je uvedený způsob, není-li zaměstnanci poskytnuta firemní platební karta, velmi vhodný. Také z účetního hlediska je vhodné, aby i vyúčtování cestovních náhrad bylo prováděno pravidelně, nejlépe za každý kalendářní měsíc. K doplnění zálohy i průběžnému vyúčtování cestovních náhrad s následným účtováním lze využít např. doby, kdy je zaměstnanci podle § 168 ZP umožněna návštěva rodiny.

Podle ustanovení § 183 odst. 4 ZP se při vyúčtování k přepočtům měn použije kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy.