Úschova (archivace) účetních záznamů

4.29

Úschova (archivace) účetních záznamů

Ing. Zdenka Cardová, Ing. Jindřich Carda, Ing. Michal Šindelář, Ph.D.

Název účetní jednotky:

Označení:

Číslo:

Zpracoval:

Kontroloval:

Platnost:

Závaznost:

Datum vydání:

Vydává:

Nahrazuje:

Doplňuje:

Počet stran:

Přílohy:

Struktura vnitřního předpisu o archivaci je zaměřena na:

1. Metodické vymezení, základní termíny úschovy dle právních předpisů

2. Vymezení místnosti (objektu) pro archiv

3. Stanovení osoby odpovědné za vedení archivu

4. Organizační zásady vedení archivu

5. Způsob vypůjčování a vracení účetních záznamů do archivu

6. Skartační řád

Jedna z možných variant:

1. Metodické vymezení, základní termíny úschovy dle právních předpisů

Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v zákoně o účetnictví.

Základní termíny úschovy vymezené zákonem o účetnictví:

• účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Úschova dalších záznamů

• účetní doklady a jiné účetní záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení (pokud záruční lhůta nebo reklamační řízení je delší než lhůta výše uvedená), uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají,

• účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků (ve lhůtě výše uvedené), uschovávají účetní jednotky do konce prvního účetního období následujícího po účetním období, v němž došlo k zaplacení pohledávky nebo ke splnění závazku,

• knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrka vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky, dokud ministerstvo financí nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností.

Úschova účetních záznamů pro jiný účel než pro účely vedení účetnictví

Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel než pro účely vedení účetnictví, a to zejména pro účely:

• trestního řízení,

• opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti,

• správního řízení,

• občanského soudního řízení,

• daňového řízení,

• výběru archiválií ve skartačním řízení nebo mimo něj nebo pro účely sociálního zabezpečení,

• veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely

• ochrany autorských práv,

postupují účetní jednotky po uplynutí dob úschovy výše uvedených dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.

Poznámka:

Pozor! - Příloha č. 1 k zákonu č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů, uvádí:

1. Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce

a) zakladatelské dokumenty,

b) statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,

c) dokumenty o přeměnách právnických osob,

d) dokumentace o zrušení a zániku.

2. Dokumenty o řízení původce

a) protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami,

b) výroční zprávy,

c) zprávy o auditu.

3. Dokumenty o majetku původce

a) mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,

b) smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,

c) dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.

4. Finanční dokumenty účetní závěrky.

5. Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce

a) podnikatelské záměry, vývojové studie,

b) dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice).

Výše uvedené dokumenty dle přílohy citovaného zákona je tedy třeba uchovávat až do ukončení činnosti uvedených podnikatelských subjektů a umožnit z nich výběr příslušnému archivu!

Zákon o dani z přidané hodnoty:

§ 35 ZDPH Obecné ustanovení o uchovávání daňových dokladů

Povinnost uchovávat daňové doklady má uchovatel, kterým je osoba povinná k dani, která

a) daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo

b) má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku.

Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku. To neplatí, pokud je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup.

Pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnou v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v tuzemsku.

Uchovatel je povinen na žádost správce daně zajistit český překlad daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.

§ 35a ZDPH Elektronické uchovávání daňových dokladů

Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak.

Daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat.

Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

Pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je, pokud jde o

a) daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani, která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo

b) daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

Mzdové listy a jejich archivace

Úschovu mzdových listů vymezuje zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů, § 35a ZOPSZ:

Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou organizace povinny uschovávat po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Zanikne-li organizace bez právního nástupce před uplynutím uvedené lhůty, je její statutární zástupce, popřípadě právní nástupce nebo ten, kdo je pověřen likvidací organizace, povinen předat uvedené záznamy neprodleně k dalšímu opatření příslušné správě sociálního zabezpečení příslušné podle dosavadního sídla organizace.

2. Vymezení místnosti pro archiv (případně objekt)

…………………………………………………

3. Stanovení osoby zodpovědná za vedení archivu

…………………………………………………

4. Organizační zásady vedení archivu

Stanovení způsobu uspořádání a označení účetních záznamů předávaných do archivu:

Doklady za běžné a minulé období budou založeny v kancelářích účtárny. Starší doklady a záznamy budou předány do archivu a budou označeny rokem, kdy vznikly a dobou určenou pro archivaci skartačním znakem.

Skartační znak vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob posouzení dokumentu ve skartačním řízení.

Skartačním znakem „A” (archiv) se označí dokument trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem k vybrání za archiválii.

Skartačním znakem „S” (stoupa) se označí dokument bez trvalé hodnoty, který se do skartačního řízení zařazuje s návrhem na zničení (určená doba – například 2013/S-10).

Skartačním znakem „V” (výběr) se označí dokument, který ve skartačním řízení posoudí a navrhne k vybrání za archiválii (A) nebo ke zničení (S). Tohoto znaku se používá výjimečně.

Za řádnou přípravu a provádění skartačního řízení odpovídá ředitel firmy a příslušný zaměstnanec pověřený vedením archivu, který má zmocnění k vyřazování dokumentů se znakem „S” s prošlou skartační lhůtou, a který zařizuje jejich předání k fyzické likvidaci.

Uvedený zaměstnanec…